Plata se va efectua pe baza facturii Proforme. Vă rugăm să dispuneți ca banca dvs. să adauge la totalul facturii fiscale și toate comisioanele datorate. Orice taxe datorate băncii și care nu au fost incluse în plata inițială, vor fi adăugate la plata finala a serviciilor.
Plata finală trebuie să fie efectuată până la data de 01.05.2019.
50% din totalul costurilor destinate închirierii spațiului dacă se va face în scris până la data de 01.05.2019 și 100% din totalul costurilor dacă anularea se va face în scris după acea dată.
Termeni și condiții pentru expozant
1. Aplicația făcută de Expozant
Ca să puteți fi considerat Expozant, trebuie ca Formularul să fie completat de persoana autoritzată din cadrul companiei Dvs, să fie semnat și să-l transmiteți la ICBC înainte de termenul limită. Totuși, trimițând Formularul Completat prin e-mail sau prin poștă la ICBC, aceasta nu constituie un angajament formal ca veți fi acceptat ca și Expozant. Condițiile contractuale vă vor fi transmise după ce veți primi de la ICBC o confirmare scrisă de acceptare a Companiei dvs. ca expozant. În cazul acceptării, expozantul va fi acceptat în cadrul Termenilor și Condițiilor de Expozare.
ICBC își rezervă dreptul de a refuza fără altă motivare orice Formular de Aplicație făcut. Spațiul de expunere va fi alocat în conformitate cu Termenii și Condițiile care vor fi înmânate odată cu informațiile despre spatii. Orice Companie care încalcă directivele ICBC va fi exclusa din cadrul Expoziției Permanente, de către ICBC. Astfel de Companii sunt pasibile de plata întregii taxe de participare și de plata oricăror cheltuieli ocazionate de incident. Orice înțelegere verbală, permisiune specială sau orice aranjamente speciale sunt valabile doar după ce va fi primită în scris.
Expozantul recunoaște că este de datoria sa să-și achite orice alte taxe și cheltuieli referitoare la cazare, transport, transmiterea de materiale pentru expoziție etc, acestea neintrând în sarcina ICBC
2. Drepturile și obligațiile expozantului
Standurile de expunere vor fi folosite de către Expozant numai în scop de reclamă la produsele, materialele, serviciile Companiilor așa cum au fost descrise în Formularul de Aplicație. Materialele de publicitate vor fi expuse doar în incinta standului închiriat. Orice act de promovare în afara standului este interzis cu desăvârșire (ca de exemplu distribuirea de flyere). Subînchirierea parțială sau totală a spațiului către o a treia parte, ca și acordurile private de a subînchiria spațiul este interzis cu desăvârșire. Spațiul de expunere trebuie să fie ocupat doar pe perioada expoziției și numai în intervalul orar afișat. Este interzisă orice promovare a Companiilor care nu au spațiu rezervat.
3. Drepturile și obligațiile ICBC
ICBC își rezervă dreptul de a revizui data lansării expoziției și locul acesteia sau de a scurta perioada de închiriere a spațiului. Orice schimbare referitoare la data lansării expoziției sau a duratei acesteia nu îndreptățește expozantul la rezilierea contractului sau la o diminuare a taxei plătite sau de a înainta orice acțiune în instanța fata de ICBC.
4. Asigurări
Toate materialele expuse și instalate în cadrul Expoziției Permanente nu sunt asigurate de ICBC și nu vor fi, sub nicio formă, supuse niciunei despăgubiri cauzate de pierderea, stricarea sau distrugerea lor, proprietatea fiind a Expozantului. Expozantul este de acord cu responsabilitatea sa asupra produselor expuse și ICBC nu va fi considerat răspunzător de nicio pagubă creată acestora sau de vreo accidentare a personalului care intra în expoziție.
5. Pregătirea standurilor
Pentru a asigura o bună desfășurare a Expoziției, Expozantul trebuie să respecte toate directivele și instrucțiunile date de ICBC referitoare la folosirea standului, la decorarea acestuia și la auto-decorarea acestuia, la mobilarea standului. Înainte de a-si configura mobila sau a-și monta instalațiile, expozantul trebuie să contacteze reprezentanții ICBC și să reconfirme cu aceștia locația și să se asigure că sunt informați despre reglementările curente. Dimensiunea standard este de 2,5m înălțime. Pentru orice alte variații de la norme, vă sunt necesare permisiuni speciale care vor fi obținute în avans de la ICBC. Permisiunea scrisă este necesară pentru obținerea aprobării schimbărilor de orice natură.
Standul trebuie aranjat în intervalul de timp stabilit. Orice expozant sau companie de publicitate contractată de către expozant și care are în intenție de a-și decora singur standul, este obligat să transmită anterior acesteia schițele și planurile pentru aprobarea ICBC. ICBC își rezerva dreptul de a solicita modificări care să respecte cerințele tehnice, regulile de protecție și care să respecte proporțiile de vizibilitate cerute de Expoziție. Pereții trebuie să fie pregătiți pentru expunere.
Expozantul trebuie să evite obstrucționarea celorlalți expozanți. O atenție deosebită trebuie acordată iluminării standului astfel încât acestea să nu îi deranjeze pe ceilalți expozanți. Dacă orice Expozant nu va respecta regulile impuse de ICBC, aceasta își rezervă dreptul de a întreprinde măsuri adecvate a căror costuri vor fi suportate de către Expozant. ICBC își rezerva dreptul de a închide orice intrare/ieșire nefolositoare chiar dacă în acordul inițial a fost prevăzută altă clauză. De asemenea ICBC își rezerva dreptul de a închiria orice alt spațiu care nu a fost terminat în timpul stabilit de către Expozant. În acest caz expozantul este singurul responsabil și va achita toate costurile izvorâte din aceasta.
6. Întreținerea standurilor și a zonei de expoziție
Expozantul este singurul răspunzător de întreținerea standului, a podelei, a pereților, a scărilor ca și a mobilei existente în acesta. Standul contractat trebuie returnat, la finalul expoziției, în aceleași condiții ca la primirea lui. Pentru a evita zgârierea podelelor Expozantul este obligat să folosească metode de protecție a acestora. Expozantul sau agentul de shipping folosit de către acesta, trebuie să manifeste responsabilitate față de proprietatea existentă. Expozantul care dorește expunerea de obiecte grele trebuie să ceară permisiunea expresă a ICBC. Este interzisă zgârierea pereților, a găuririi acestora sau de a instala electricitate suplimentară în stand. Cutiile goale și materialele de împachetat vor fi stocate pe cheltuiala Expozantului. Înainte de începerea expoziției, curățenia în stand este în responsabilitatea Expozantului.
Nicio parte a standului nu va fi suspendată de tavan. Niciun exponat nu va fi agățat de structura standului. Niciun semn distinctiv nu va fi prins de pereții standului prin penetrarea totală a acestora. Materialele de decorare a standului trebuie să fie rezistente la foc. Înainte de a fi folosite trebuie să prezentați o dovadă scrisă către ICBC. Regulile de pază contra incendiului ca și cele polițienești trebuie avute în vedere și respectate pe tot parcursul expoziției și chiar înainte de începerea acesteia.
7. Instalațiile electrice/consumul de energie electrică
Orice costuri aferente furnizării energiei electrice pentru stand va fi facturata separate fiecărui Expozant, aceste costuri nu sunt incluse în taxa de închiriere a standului. Instalațiile electrice folosite suplimentar în cadrul standului vor fi plătite de fiecare Expozant în parte dar montajul acestora trebuie să fie executat de către un electrician autorizat desemnat de către ICBC. Oricum ICBC nu este răspunzător de nicio defecțiune survenita de întreruperile de electricitate.
8. Demontarea standurilor
Expozantul, la încheierea expoziției, trebuie să demonteze standul și sa-l returneze în bune condițiuni, împreună cu mobilierul închiriat. Înainte de a părăsi expoziția, expozantul trebuie să facă curățenie în stand, inclusiv să spele podeaua. Materialele care au fost depozitate, cutiile și materialele de ambalaj, care nu mai sunt folosite vor fi aruncate la gunoi. Dacă Expozantul nu va dori să le preia, toate aceste materiale de promovare vor intra în patrimoniul ICBC care nu va plăti nicio taxa pentru acestea. ICBC poate solicita Expozantului să readucă standul închiriat, la starea inițială a acestuia.
Dacă Expozantul nu va demonta standul și nu va face curățenie la locul de expunere, atunci ICBC va executa aceste operațiuni pe cheltuiala Expozantului. Expozantul va fi direct răspunzător de achitarea facturii de dezafectare a standului și de curățenia acestuia. Mobilierul care a fost acceptat de către Expozant ca satisfăcător, trebuie returnat în aceleași condiții, în afara cazului în care ICBC are o înțelegere anterioara privitoare la acesta. Expozantul va suporta toate costurile derivate din repararea acestuia, atunci când este cazul.
9. Condiții de plată în cazul întreruperii contractului
Vă rugăm să faceți referire la termenii de plată, la termenii de diminuare acesteia sau la politica de anulare a contractului, documente care v-au fost înmânate odată cu contractul de închiriere. Contractul de închiriere va rămâne în vigoare și va produce efecte chiar și în cazul fuzionării sau absorbției companiei contractante. Dimensiunile standului și mobilierul aferent sunt date cu aproximație. ICBC își rezerva dreptul de a modifica dimensiunile spațiului în scopuri pur de eficientizare a expoziției. Prețurile practicate sunt pentru dimensiunile date iar în cazul în care se va aloca un spațiu mai mare Expozantului, acesta este obligat la plata imediată a diferenței de spațiu. Va fi luată în considerare orice modificare a poziției Expozantului. Orice cerința de acest gen nu va constitui o condiție de închiriere a standului. Mai mult, ICBC își rezervă dreptul de a micșora spațiul solicitat inițial. Eșecul de a răspunde la toate cerințele autorităților locale sau a celor internaționale nu constituie motiv de reziliere a contractului. Eșecul nerespectării Regulamentelor Interioare și a Regulilor impuse nu va putea fi impus ICBC și Expozantul nu va putea acționa în judecată compania ICBC pentru acestea. Expozantul trebuie să suporte orice costuri aferente instalărilor de tip special.
În cazul întârzierii de plată, va fi perceput un procent de zece la suta (10 %) din totalul facturii finale. Dacă o companie dorește să renunțe la închirierea standului și la toate solicitările cuprinse în contract după ce acesta a fost semnat, este liberă să o facă dar nu este îndreptățită la returnarea sumelor plătite ca taxă de închiriere și/sau a costurilor suplimentare. În cazul anularii Expoziției, ICBC va returna sumele deja plătite mai puțin parte din acestea datorate muncii efectuate până la momentul anulării expoziției. Taxa de înregistrare la Expoziție nu va fi returnata.
10. Legislația aplicabilă
In caz de litigiu Expozantul este de acord că legea aplicabilă este cea Română iar ICBC se poate adresa Completelor de judecată de care Expozantul aparține. În orice caz se va aplica legea Română.
